Com a pandemia, muitos gestores, tiveram que lidar com a realidade de trabalhar em casa, administrar e equilibrar as demandas profissionais, pessoais e familiares. A pandemia trouxe muitas mudanças no ambiente de trabalho. Muitos profissionais se viram em um momento em que as barreiras entre trabalho e casa foram derrubadas. Neste novo ambiente, a gestão foi afetada.
O papel do gestor continua o mesmo, mas dessa vez em um ambiente completamente diferente do que era até então conhecido e exercitado pelos gestores. O homeoffice foi novidade para muitas pessoas. Com o isolamento social economizaram-se muitas horas em deslocamento até o trabalho, caminhando entre departamentos e saindo e entrando em reuniões.
As mudanças foram grandes, por isso a gestão da organização precisa passar instruções para os seus colaboradores sobre o funcionamento e a definição de processos e procedimentos de trabalho em período de home office, desde o acesso as informações, até diretrizes operacionais. Em muitas empresas, o home office ocorreu combinado com alguns colaboradores ainda trabalhando no físico. Nessa situação, muitos gestores tiveram que trabalhar de forma híbrida.
Recentemente, assisti, na UNISINOS, a apresentação de um estudo que investigava como este processo de adaptação ao trabalho home office ocorreu em uma rede de agências de uma instituição financeira. Neste estudo é possível ver que a grande maioria das pessoas não teve treinamento prévio. O treinamento e as instruções ocorreram durante o processo de transição do físico ao digital. Na pesquisa com a rede de agências, a pesquisadora identificou três principais competências na adequação da gestão ao home office: comunicação, resiliência e planejamento.
O home office é, sem dúvida, um dos principais marcos da pandemia do ponto de vista dos negócios. A necessidade de digitalização trouxe uma mudança abrupta para muitas empresas. Entre tantos desafios há uma evidente necessidade de aplicação e aprimoramento das ferramentas digitais. Ferramentas de gestão que auxiliem a supervisão, o monitoramento e a colaboração entre os membros da equipe. Estão ocorrendo muitas adequações, e muitos profissionais e empresas ainda estão se ajustando a esse novo contexto. As pessoas, do ponto de vista do trabalho, parecem mais otimistas. Após um ano de pandemia, a resistência, o receio e o medo da mudança, já foram, em muitos casos, superados.
Acredito que, quando as empresas voltarem ao físico, pode, em um primeiro momento, ocorrer uma rápida volta aos velhos costumes. Quando voltarem, as pessoas vão querer contato, calor humano. Contudo, a médio e longo prazo, muitas mudanças serão permanentes e vão influenciar a forma como trabalhamos e gerimos nossas organizações.
Nos últimos 12 meses, em contato com colaboradores e gestores de diferentes empresas, tive a oportunidade de conhecer mais de perto como foi essa adaptação do físico ao home office. A medida adotada em muitas empresas de redução na carga horária de trabalho e proporcionalmente os salários pagos gerou, em muitos casos, um momento de grande stress para gestores e colaboradores, que não deixaram de trabalhar proporcionalmente. Ao contrário, acabaram trabalhando mais. Muitos profissionais estão trabalhando em horários alternativos a fim de dar conta da demanda de trabalho, visto que, muitas vezes não conseguem dedicar a carga horária de trabalho como era antes no físico. Durante o dia pode surgir alguns imprevistos e demandas de outros ambientes, como o familiar. É importante que o profissional tenha bem organizado quais atividades e demandas podem ser desempenhadas em horários alternativos, quando os demais colegas não estarão conectados, e quais são as atividades prioritárias. É preciso, em muitos casos, reavaliar os horários.
Em muitos casos, sem ter a presença física, ou até mesmo trabalhando em um sistema híbrido, os gestores tiveram que buscar novas formas de não perder contato com seus subordinados. Os gestores precisam estar conectados com seus times. Ligações e vídeos se tornaram mais presentes. Muitos estão adotando reuniões semanais ou diárias, rápidas, que integram os colaboradores e fazem uma rápida revisão das demandas daquele período, as principais dificuldades e desafios.
Houve, em muitos casos, um aumento expressivo no número de reuniões. Os gestores, por exemplo, estão passando ainda mais tempo sentado. Antes, no ambiente físico, a rotina de muitos profissionais era uma corrida de um lado ao outro, interno na empresa ou externo em clientes e fornecedores. Esse trabalho continua sendo feito, mas neste novo ambiente. É possível que o profissional esteja conectado a muitas pessoas, e não dê sequer um único passo.
O gerenciamento do tempo de trabalho, de intervalos e de duração de concentração e dedicação sob as demandas, é fundamental nesta rotina. Estar com um canal de comunicação sempre aberto tem um certo ônus. O WhatsApp já era antes uma ferramenta diária de trabalho e agora virou uma ferramenta ainda mais importante em muitas organizações. Deixar o aplicativo aberto no computador, por exemplo, gera uma conexão em tempo real e pode representar uma grande distração ao gestor, que vai se desconcentrando ao longo do dia e pode não conseguir ter 100% de atenção para finalizar suas demandas.
Além de orientações sobre procedimentos, é importante também que a gestão passe recomendações de como se adaptar a este novo ambiente de trabalho. As pessoas estavam acostumadas ao físico, ao sair de casa e ir até o trabalho. A dinâmica agora é diferente. Exige mais disciplina e organização por parte dos colaboradores. Muitas pessoas se adaptaram bem, principalmente, aqueles que já estavam mais familiarizados com as ferramentas de vídeo conferência e colaboração para o trabalho em equipe. Mas muitos outros estão sofrendo mais dificuldades. O home office quebra o paradigma do trabalho físico, de supervisão, de passar na mesa do colaborador, do olho no olho, e de poder ter mais contato físico. Muitas ferramentas hoje em dia fornecem ótimas soluções nesse sentido. A ideia de kanban, do método Sistema Toyota de Produção, por exemplo, pode ser aplicado de forma digital. As empresas estão adotando cada vez mais ferramentas digitais para a gestão de tarefas e gestão de projetos.
